حتماً می‌دانید که امروزه سازمان‌ها و بیمارستان‌ها و خیلی از مشاغل به دنبال دیجیتالی کردن اسناد و اطلاعات کاغذی خود هستند. طبیعتاً با پیشرفت تکنولوژی استفاده از اطلاعات به شکل کاغذی و نگهداری آن‌ها کار عاقلانه‌ای نیست. چرا؟ چون اسناد کاغذی به دلیل ماهیت ناکارآمد خود مانعی برای بهره‌وری، دسترسی و سودآوری هستند، بماند که مدیریت و ایجاد امنیت هم بخش دیگر قضیه است. با این حساب استفاده از خدمات اسکن اسناد و تبدیل اسناد کاغذی به تصویر دیجیتالی ضروری است. این‌که خدمات اسکن اسناد چه کارایی دارد و در طی چه مراحلی انجام می‌شود، سؤالاتی است که در ادامه به پاسخ آن‌ها می‌پردازیم پس بهتر است با ما همراه باشید.
اسکن اسناد چیست؟ اسکن اسناد به چند صورت انجام می‌شود؟
اسکن اسناد در واقع تبدیل اسناد و اطلاعات کاغذی به اسناد دیجیتالی است. اداره‌ها، بیمارستان‌ها، دفاتر و … برای این‌که از شر تلنبار شدن مدارک و اسناد کاغذی خود خلاص بشوند و بتوانند آن‌ها را به شکل الکترونیکی بایگانی کنند باید از تمام آن‌ها اسکن داشته باشند. پس با توجه به نیازشان به سراغ خدمات اسکن اسناد می‌روند، با این کار هم در وقت جستجو به راحتی به اسناد دسترسی دارند هم دیگر نگران از بین رفتنشان نیستند. اسکن اسناد به دو صورت انجام می‌شود.
اسکن در محل مخاطب یا On Site: در مواقعی بنا به دلیل تیراژ بالا یا حفظ امنیت عملیات اسکن اسناد در محلی که خود مخاطب یا همان مشتری تعیین می‌کند، باید انجام بشود. در این روش تجهیزات و نیروها به محل کارفرما منتقل می‌شوند.
اسکن در محل ارائه دهنده خدمات یا Off Site: در این روش تمام اسناد جمع آوری شده و به محل مجری و ارائه دهنده خدمات اسکن اسناد منتقل می‌شود. پس از انجام عملیات پروژه اسکن، اسناد و مدارک منتقل شده به کارفرما برگردانده می‌شود یا به درخواست کارفرما امحا می‌گردد.
مراحل اسکن اسناد را بشناسید
گردآوری که جمع‌آوری تمام اسناد و پروندهها در یک محل است.
آماده‌سازی که لازمه هر اسکن است و بر روی فایل فیزیکی انجام شود، با توجه به این‌که اسکن در محل مشتری یا محل ارائه دهنده خدمات اسکن انجام می‌شود، یک سری آماده سازی‌ها مثل نصب بارکد صورت می‌گیرد.
اسکن که انتخاب سخت افزار و نرم افزار مناسب جهت اسکن در این مرحله مهم است.
ویرایش و اصلاح تصاویر
انتقال فایل‌ها در CD یا ارسال اینترنتی به صورت رمزگذاری شده
تهیه نسخه پشتیبان
بازگرداندن اسناد کاغذی به مشتری یا امحا آن‌ها
اسکن اسناد چه مزایایی دارد؟
جستجو و دسترسی سریع: با اسکن اسناد و بایگانی آن‌ها به شکل الکترونیکی، جستجوی سریع بر روی متن اسکن اسناد و مدارک فراهم می‌شود. مثلاً در بیمارستان‌ها در مدت زمان کوتاهی پرونده‌های قدیمی بیماران در دسترس خواهد بود.
بالا رفتن بهره‌وری: احتمالاً می‌دانید که بالا رفتن سرعت دسترسی به اطلاعات برابر است با کاهش اتلاف زمان نیروی کارمندان و همین هم به خودی خود باعث بالا رفتن بازدهی و بهره‌وری کاری می‌شود.
ایجاد امنیت بیشتر اطلاعات و اسناد : نگهداری اطلاعات و طبقه‌بندی اطلاعات به شکل تصویر دیجیتالی و بایگانی آن‌ها خیلی ایمن‌تر از اسناد کاغذی است. به علاوه تهیه فایل پشتیبان از اسناد اسکن شده امنیت اسناد و مدارک بالا برده و تأمین می‌کند. چه طوری؟ به طور مثال اگر آتش‌سوزی رخ بدهد دیگر نگران از بین رفتن اسناد نخواهید بود.
نگهداری اسناد بیشتر و فضای بیشتر: مشخصاً برای نگهداری و آرشیو اسناد کاغذی نیاز به فضای زیادی است. اما وقتی اسناد اسکن بشوند و بعد به شکل الکترونیکی در کیس کامپیوتر نگهداری بشوند، مسلماً برای تعداد زیادی جا وجود خواهد داشت.
مدیریت و ساماندهی بهتر اسناد: شک نکنید وقتی اسناد کاغذی اسکن می‌شوند، با تفکیک و طبقه‌بندی آن‌ها به شکل منظم‌تری در می‌آیند. با مرتب سازی و ساماندهی اسناد دسترسی هم آسان می‌شود.
صرفه‌جویی در هزینه‌ها: اسناد کاغذی برای نگهداری وابسته و نیازمند دو عامل فضای زیاد و نیروی انسانی است. با اسکن اسناد و ذخیره الکترونیکی این دو عامل حذف و در نتیجه هزینه‌ها کم می‌شود.
حفظ محیط زیست: مسلماً وقتی اسناد به شکل دیجیتالی در می‌آیند و امکان کپی دارند یا در صورت نیاز روی همان اسناد دیجیتالی تغییرات اعمال می‌شود. در حفظ محیط زیست کمک بزرگی می‌شود.
| اسناد کاغذی به دلیل ماهیت ناکارآمد خود مانعی برای بهره‌وری، دسترسی و سودآوری هستند؛ بنابراین نیاز به اسکن اسناد ضروری و مهم است. |
بهره‌مندی از یک خدمات اسکن اسناد موفق
با توجه به این‌که اسکن اسناد و مدارک در کاهش هزینه‌ها مؤثر است از طرفی با انتقال اسناد دیجیتالی به نرم‌افزارها و بایگانی الکترونیکی آن‌ها دسترسی و مدیریت سازماندهی اسناد مهیا می‌شود، بهره از یک خدمات اسکن اسناد حرفه‌ای که خدمات لازم را داشته باشد بسیار مهم است. در این زمینه بهتر است بدانید شرکت نرم افزاری یگانه در ارائه خدمات اسکن اسناد بسیار موفق عمل کرده است. شما به راحتی می‌توانید اسکن اسناد پرسنلی یا اسناد پزشکی را به تیم باتجربه خدمات اسکن اسناد یگانه بسپارید. از کارهایی که این تیم ارائه می‌دهد می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:
- ورود اطلاعات اسناد و پروندهها (رقومی سازی اسناد)
- تعویض و نوسازی پرونده، پوشه و زونکن اسناد
- جداکننده الکترونیکی و فیزیکی در اسکن اسناد و مدارک
- تهیه چک لیست پرونده یا فرم خلاصه پرونده
- مهر زنی و برگ شمار کردن اسناد
- مدیریت پروژه اسکن و آموزش
- مشاوره اجرا و پیاده سازی
و در پایان: باید بگوییم حجم زیادی از اسناد و مدارک در سازمان‌ها، بیمارستان‌ها و… به شکل کاغذی است که به مرور زمان بیشتر می‌شوند و مسلماً نگهداری و سازماندهی آن‌ها هم سخت‌تر می‌شود. به همین دلیل استفاده از خدمات اسکن اسناد و انتقال اطلاعات به شکل دیجیتالی به نرم‌افزارها بهترین راه برای برطرف کردن این مشکل است.
در زمینه خدمات اسکن اسناد یگانه می‌تواند یک انتخاب خوب باشد که در زمینه اسناد پرسنلی و اسناد پزشکی مزیت‌ها و خدمات ویژه‌ای را برای مشتری ارائه می‌دهد.
