چند سفارش جدید در فروشگاه اینترنتی ثبت شده است. مسئول فروش باید آن‌ها را از پیشخوان ووکامرس بخواند و دوباره در نرم‌افزار مالی وارد کند. هم‌زمان، کالایی که موجودی آن در سایت هنوز به‌روز نشده، به مشتری دیگری فروخته می‌شود. حسابدار هم برای تطبیق مبالغ درگاه بانکی با فاکتورها، میان دو گزارش رفت‌وآمد می‌کند. فروشگاه سفارش گرفته، اما اجرای هر سفارش به چند کار تکراری وابسته مانده است.
با افزایش تعداد کالا و تراکنش، به‌ویژه در فروش حضوری و اینترنتی با انبار مشترک، این مشکلات بیشتر می‌شوند. در چنین شرایطی، افزونه حسابداری ووکامرس پارمیس راهی برای اتصال فروشگاه به پارمیس استار است تا اطلاعات سفارش، مشتری، قیمت، موجودی و پرداخت طبق تنظیمات تعیین‌شده میان دو محیط جابه‌جا شوند؛ بدون آنکه هر رویداد دوباره تایپ شود.
ثبت سفارش فقط در سایت کافی نیست
سفارش ووکامرس شامل کالا، تعداد، قیمت، تخفیف و مشخصات خریدار است. اگر این اطلاعات دستی به حسابداری منتقل شوند، احتمال جاافتادن یک قلم یا تغییر ناخواسته مبلغ وجود دارد. افزونه پارمیس سفارش‌های ثبت‌شده را به سیستم مرکزی منتقل می‌کند و براساس فرآیند فروشگاه، می‌تواند آن‌ها را در قالب پیش‌فاکتور، سفارش فروش یا فاکتور فروش ثبت کند.
این انتخاب مهم است؛ بعضی فروشگاه‌ها پیش از صدور فاکتور نهایی به تأیید سفارش نیاز دارند و بعضی دیگر فاکتور را مستقیم ثبت می‌کنند. انتقال ریز اقلام نیز منشأ مبلغ سند را روشن می‌کند.
اختلاف موجودی؛ مسئله‌ای که مشتری آن را حس می‌کند
آخرین واحد محصول حضوری فروخته شده، اما سایت هنوز آن را موجود نشان می‌دهد. سفارش آنلاین بعدی ثبت می‌شود و فروشگاه باید پاسخ‌گوی تأخیر یا لغو باشد. اتصال انبار پارمیس به ووکامرس برای کاهش همین فاصله اطلاعاتی طراحی شده است.
قیمت و موجودی کالاها می‌توانند از پارمیس به سایت به‌روزرسانی شوند. همگام‌سازی براساس تنظیمات به‌صورت لحظه‌ای یا زمان‌بندی‌شده انجام می‌شود و برای سفارش‌های ثبت‌شده نیز امکان کنترل و رزرو موجودی وجود دارد. البته «لحظه‌ای» به معنی مصونیت کامل از قطعی ارتباط یا اختلاف در زمان انتقال نیست؛ وضعیت همگام‌سازی باید پیگیری شود.
قیمت‌گذاری اینترنتی بدون اصلاح دستی تک‌تک محصولات
بعضی کسب‌وکارها برای سایت خود فهرست قیمت متفاوتی از فروش حضوری دارند یا در یک دوره خاص، گروهی از کالاها را با تخفیف عرضه می‌کنند. اگر قیمت‌ها در دو محیط جداگانه تغییر کنند، احتمال نمایش مبلغ قدیمی یا اعمال نشدن تخفیف افزایش می‌یابد.
در پارمیس استار می‌توان لیست قیمت اختصاصی سایت و قیمت‌های تخفیف‌دار تعریف کرد و تغییرات را به ووکامرس منتقل کرد. مدیر فروشگاه به‌جای اصلاح دستی تعداد زیادی محصول، قواعد قیمت‌گذاری را در سیستم مالی تنظیم می‌کند. زمان اجرای به‌روزرسانی و تطبیق شناسه کالاها باید پیش از شروع فروش بررسی شود.
پرداخت موفق درگاه، آغاز ثبت مالی است نه پایان آن
مشتری مبلغ سفارش را در درگاه بانکی پرداخت می‌کند، اما واحد مالی برای کنترل دریافت‌ها به اطلاعات همان تراکنش نیاز دارد. در فرآیند دستی، حسابدار باید گزارش پرداخت‌های سایت را با اسناد فروش تطبیق دهد و دریافت‌ها را جداگانه ثبت کند.
افزونه پارمیس می‌تواند پرداخت موفق را در قالب «فیش دریافت» در زیرسیستم خزانه ثبت کند و اطلاعات تراکنش را برای پیگیری مالی نگه دارد. به این ترتیب، ارتباط مبلغ پرداختی با سفارش روشن‌تر می‌شود. بااین‌حال، پرداخت ناموفق یا در انتظار تأیید نباید به‌عنوان دریافت قطعی تلقی شود و رسیدگی به موارد مغایر همچنان ضروری است.
پرونده مشتری در هر خرید از نو ساخته نشود
مشتری ممکن است با شماره تماس یکسان، نام خود را در سفارش‌های مختلف متفاوت بنویسد. اگر برای هر سفارش پرونده جدیدی در سیستم مالی ساخته شود، سابقه خرید و مانده حساب او پراکنده خواهد شد.
افزونه امکان انتقال اطلاعات مشتریان سایت و کنترل موارد تکراری را براساس نام، نام خانوادگی و شماره تماس دارد. این کنترل به منظم ماندن اطلاعات اشخاص کمک می‌کند؛ هرچند داده‌های ناقص یا متفاوت گاهی به بررسی و اصلاح کاربر نیاز دارند.
هماهنگی فروش اینترنتی با واحدهای فروش، انبار و خزانه
ارزش اتصال زمانی بیشتر می‌شود که اطلاعات سفارش صرفاً وارد یک جدول جدید نشوند. در ساختار Erp پارمیس استار زیرسیستم‌های فروش، انبار و خزانه در ارتباط با یکدیگر فعالیت می‌کنند؛ بنابراین سفارش منتقل‌شده می‌تواند مبنای عملیات فروش، کنترل موجودی و ثبت دریافت باشد.
برای فروشگاهی که هم صندوق حضوری دارد و هم سایت ووکامرسی، این ارتباط ثبت‌های تکراری را کاهش می‌دهد و وضعیت کالا و وجه را شفاف‌تر می‌کند. افزونه جایگزین سیستم مرکزی نیست و استفاده از آن به پارمیس استار و زیرسیستم‌های متناسب با فروشگاه نیاز دارد. با فعال بودن زیرسیستم سامانه مؤدیان، اطلاعات فاکتورها نیز می‌توانند در فرآیند ارسال صورتحساب الکترونیکی به کار روند.
از سفارش تا بسته‌بندی و ارسال
پس از ثبت سفارش، کارکنان باید کالاها را آماده و مشخصات گیرنده را روی بسته درج کنند. انتقال دستی نشانی و اطلاعات سفارش به برچسب بسته‌بندی می‌تواند اشتباه ایجاد کند، به‌خصوص وقتی تعداد مرسوله‌ها بالاست.
افزونه پارمیس امکان ثبت هزینه‌هایی مانند حمل کالا و چاپ برچسب بسته‌بندی با قالب‌های قابل تنظیم را دارد. مشخصات فرستنده و گیرنده می‌توانند روی لیبل قرار بگیرند. همچنین وضعیت سفارش‌های جدید، در حال پردازش، تکمیل‌شده یا لغوشده قابل بررسی است تا تیم فروش و ارسال بدانند هر سفارش در چه مرحله‌ای قرار دارد.
اگر همگام‌سازی انجام نشد، از کجا باید فهمید؟
هیچ اتصالی را نباید بدون کنترل رها کرد. ممکن است اینترنت قطع شود، شناسه کالایی درست تطبیق داده نشده باشد یا انتقال یک سفارش با خطا روبه‌رو شود. مزیت یک فرآیند قابل اتکا این است که خطاها پنهان نمانند.
تنظیمات اتصال از پیشخوان وردپرس مدیریت می‌شوند و گزارش‌ها و سوابق انتقال اطلاعات برای بررسی عملیات افزونه در دسترس‌اند. گزارش موجودی، کالاهای رو به اتمام، پرداخت‌های موفق و محصولات پرفروش نیز به مدیر برای پیگیری وضعیت کمک می‌کنند. پیش از راه‌اندازی، بهتر است یک سفارش آزمایشی با پرداخت، تخفیف و هزینه حمل از سایت تا حسابداری بررسی شود.
جمع‌بندی؛ فروشگاه آنلاین و حسابداری نباید دو دفتر جدا باشند
وقتی اطلاعات سفارش و پرداخت میان سایت و واحد مالی دوباره وارد شوند، رشد فروش لزوماً به معنی آسان‌تر شدن مدیریت نیست. ارتباط ووکامرس با نرم افزار حسابداری کمک می‌کند داده‌های فروش در کنار اطلاعات مالی بررسی شوند و تیم انبار نیز با موجودی هماهنگ‌تری کار کند.
افزونه ووکامرس پارمیس با انتقال سفارش، به‌روزرسانی قیمت و موجودی، رزرو کالا، ثبت دریافت‌های موفق و امکانات آماده‌سازی ارسال، بخشی از این دوباره‌کاری را کاهش می‌دهد. مناسب بودن تنظیمات به شیوه فروش، تعداد انبارها و فرایند تأیید سفارش بستگی دارد. در یک دموی واقعی، بهتر است مسیر کامل یک سفارش را از ثبت در ووکامرس تا سند فروش، فیش دریافت و تغییر موجودی دنبال کنید؛ همین آزمون نشان می‌دهد اتصال تا چه اندازه با عملیات فروشگاه سازگار است.
