اولین قدم در راستای رسمی کردن یک تجارت، ثبت شرکت است. در کشور ما همانند سایر کشور‌ها، هستند افراد خلاقی که با نوآوری محصولی جدید را ارائه می‌دهند یا خدماتی بی‌سابقه و با کیفیت ارائه می‌دهند وجود دارند که برای رسمیت بخشی به کسب و کار خود، باید اقدام به تأسیس شرکت کنند. چرا که یک کسب و کار و یا تجارت در اول راه شاید بدون رسمیت بخشیدن و یا ثبت رسمی شرکت و برند مشکلی نداشت باشد، اما در ادامه و به مرور برطرف کردن نیاز الزامیست! حال پس از ثبت، به خصوص در اوایل، ممکن است تغییرات بسیاری رخ دهد.
به علت ثابت نبودن وضعیت شرکت، ممکن است تغییرات بسیاری در آن رخ دهد که همه برای پیشرفت شرکت صورت می‌پذیرند. این تغییرات میتواند تغییر در سمت افرا اعم از هیئت مدیره و مدیر عامل باشد و یا حتی تغییر آدرس پستی و کد پستی مکان شرکت یا موارد دیگر، اما نکته حائز اهمیت در این باره، این است که باید تمامی این تغییرات به اداره ثبت شرکت‌ها نیز گزارش داده شده و تأیید شوند. تا زمانی که تغییری در شرکتی توسط این اداره ثبت نشده باشد؛ آن تغییر از لحاظ قانونی مورد تأیید نیست. در ادامه با فرآیند‌های ثبت تغییرات شرکت، ثبت برند و شرکت بیشتر آشنا خواهید شد.
ثبت تغییرات شرکت شامل چه مواردی است؟
تغییرات بسیاری هستند که باید با تأیید اداره ثبت صورت بپذیرند. البته منظور از تغییرات این‌جا، تغییرات مهم و اساسی است. تغییراتی که سهامداران و مشتریان باید در جریان آن‌ها قرار بگیرند. در ادامه به معرفی این تغییرات خواهیم پرداخت.
تغییر نام شرکت
نام یک شرکت، یکی از مهم‌ترین جنبه‌های تبلیغاتی و بازاریابی یک شرکت به حساب می‌آید. از ابتدایی‌ترین شناخت جامعه هدف با یک شرکت، از طریق نام آن صورت می‌پذیرد. نام یک شرکت باید با معنی باشد و با موضوع آن در ارتباط باشد. نامی که بتواند در ذهن افراد ماندگار شود و باعث جلب اعتماد آن‌ها شود. از دیگر شروط تغییر نام، فارسی بودن نام جدید است. نام انتخاب شده باید کاملاً جدید باشد و هیچ شرکت فعالی تحت آن عنوان وجود نداشته باشد. وجود اعداد تنها به صورت حروف در نام شرکت‌ها ممکن است. همچنین باید حداقل ۳ بخشی باشد.
گرچه توجه به تمامی نکات گفته شده به هنگام ثبت شرکت نیز الزامی است و این نکات در ابتدا نیز باید رعایت شوند اما ممکن است افراد در ابتدای ثبت و تأسیس شرکت، اشتباهاتی در خصوص انتخاب نام مناسب داشته باشند. انتخاب نامی اشتباه که حال نتیجه بد آن مشخص شده است. در چنین شرایطی، بهتر است که نام شرکت به نامی مناسب‌تر تغییر کند. پس از همفکری و تامل در این مسأله، نام جدید باید در بخش ثبت تغییرات شرکت اداره ثبت شرکت‌ها، ثبت شود. در این خصوص همانند هر تغییر مشابهی، باید صورت‌جلسه‌ای با حضور و اعضای هیئت مدیره ترتیب داده شود که در آن اسم جدید و قدیم شرکت ذکر شده است. صورتجلسه مربوطه باید با مدارک مورد نیاز به اداره ثبت تحویل داده شود. البته ثبت درخواستی مبنی بر تغییر نام در سایت رسمی اداره ثبت نیز الزامی است.
تغییر آدرس شرکت
موقعیت جغرافیایی ویا آدرس پستی یک شرکت؛ که از اولین فاکتورها در جلب اعتماد و توجه است؛ هنگام ابتدای تأسیس یک شرکت، ممکن است برای کاهش هزینه‌ها مکانی انتخاب شود که امکانات یا موقعیت و متراژ متناسبی ندارد اما برای شروع لازم است. به مرور زمان و با افزایش بودجه ممکن است که مدیران شرکتی تصمیم بگیرند که شرکت را به محلی بزرگ‌تر و در موقعیتی بهتر قرار دهند. دلایل دیگری نیز برای این امر وجود دارد. به عنوان مثال اتمام قرارداد اجاره یا رهن! اگر تحت هر شرایطی شرکتی تصمیم بگیرد که آدرس محل فعالیت خود را تغییر دهد و آن را انتقال دهد؛ باید از نظر ثبت تغییرات شرکت در زمینه تغییر آدرس اقدام کند.
ثبت تغییرات سرمایه
سرمایه یک شرکت، اصلی‌ترین دلیل سر پا ماندن آن است. در واقع سرمایه برای یک شرکت حکم اکسیژن را دارد. از این رو، تغییرات عظیم و قابل توجه مرتبط با این فاکتور اساسی باید حتماً به اداره ثبت گزارش شده و مورد تأیید قرار بگیرند. همچنین در صورت نیاز به اعلام عمومی، این تغییرات باید در روزنامه‌های رسمی و کثیر الانتشار نیز درج شوند تا تمامی سهامداران و افراد مرتبط، به صورت قانونی از این تغییرات مطلع شوند. اهمیت این مسأله با توجه به نوع شرکت، میزان حجم کاری و تأثیر آن ارتباط دارد. به عنوان مثال ثبت تغییرات سرمایه (افزایش سرمایه یا ضرر و زیان‌های قابل توجه) در خصوص شرکت‌های سهامی خاص و انتشار جزئیات آن در روزنامه، یک الزام است و سرپیچی از این امر، تخلف قانونی به حساب می‌آید.
ورود و خروج افراد در بخش سهامداران
در طول زمان، در بخش سهامداران یک شرکت ممکن است تغییراتی رخ دهد. به عنوان مثال فردی جدید قصد خرید بخشی از سهام شرکت را داشته باشد. در چنین شرایطی پس از موافقت اعضای هیئت مدیره و خرید سهام مربوطه، این تصمیم باید در اداره ثبت نیز ثبت شود. در صورت عدم وجود مانع قانونی، در عرض چند روز کاری این درخواست مورد تأیید قرار خواهد گرفت و فرد سهامدار جدید به طور رسمی به عنوان سهامدار قانونی شرکت شناخته خواهد شد.
چنین روندی در خصوص خروج سهامداران نیز باید طی شود. اگر شخصی از سهامداران به هر دلیلی تصمیم به فروش و واگذاری سهام خود بگیرد؛ باید این تصمیم به اطلاع اداره ثبت برسد و به صورت قانونی اعلام شود. البته فرآیند ثبت تغییرات شرکت در خصوص خروج سهامدار تفاوت‌هایی دارد؛ در این‌صورت فردی که قصد خروج دارد باید به همراه اصل مدرک شناسایی (کارت ملی یا شناسنامه) به اداره ثبت مراجعه کرده و خود به صورت حضوری، خروج خود را از لیست سهامداران شرکت اعلام نماید.
تغییر در اساسنامه شرکت
اساسنامه هر شرکت از مهم‌ترین اوراق هر شرکت به حساب می‌آید که در زمان تأسیس تحریر شده و باید تمامی اعضای شرکت به آن تماماً آشنا و فعالیت های شرکت در طول زمان همیشه باید به آن پایبند باشد. پیش می‌آید موقعیت‌هایی که در آن اساسنامه شرکت احتیاج به تغییر دارد. به خصوص زمانی که اعضای هیئت مدیره تغییر می‌کنند و افرادی با‌ایده‌ها و نظرات جدید اداره شرکت را به دست می‌گیرند. ایجاد تغییر در اساسنامه یک شرکت، نیازمند ثبت آن در اداره ثبت است.
انحلال شرکت
دلایل بسیاری هستند که می‌توانند باعث انحلال یک شرکت به کلی بشوند. از معمول‌ترین دلایل این مسأله می‌توان به ورشکستگی مالی شرکت اشاره کرد. در چنین شرایطی این تغییر مهم در خصوص موجودیت شرکت باید به اطلاع اداره ثبت برسد و روند قانونی آن نیز طی شود.
صورتجلسه تغییرات چیست؟
صورتجلسه تغییرات در اثر نشست‌ها و مجمع‌های شرکت‌ها صورت می‌پذیرند. در این صورت جلسه‌ها اولین و مهم‌ترین نکته‌ای که باید درج شود، نوع تغییرات است. باید حتماً ذکر شود که موضوع صورتجلسه کدام نوع از تغییرات احتمالی است. علاوه بر موارد گفته شده؛ موضوعاتی دیگری نیز هستند که باید به اطلاع اداره ثبت برسند. به عنوان مثال در صورت تغییر امضای یکی از شرکا نیز ثبت تغییرات شرکت در اداره ثبت لازم است! جزئیات تغییر درخواستی باید تماماً در صورت جلسه ذکر شده و سپس باید توسط تمامی اعضای هیئت مدیره امضا شود.
خوب است بدانید که برای هر کدام از تغییرات نیاز به صورت جلسه جداگانه نیست. یک شرکت میتواند تغییرات مختلف در بازه‌های زمانی کوتاه مدت را در یک صورتجلسه ارائه دهد. به همین خاطر نیاز نیست که برای هر تغییر کوچک و بزرگی جلسه‌ای تشکیل شده و برای آن صورتجلسه ترتیب داده شود.
مراحل ثبت تغییرات شرکت چگونه است؟
معمولاً پس از قطعی شدن تغییرات، باید درخواستی مبنی بر آنان در سامانه اینترنتی اداره ثبت، ثبت شود. برای این درخواست کد رهگیری و رسید پذیرش صادر می‌شود. پس از ثبت درخواست اینترنتی، باید مدارک مربوطه (معمولاً شامل رسید پذیرش، مدارک شناسایی سهامداران شرکت و اعضای آن، اوراق شرکت نظیر اساسنامه، شماره ثنا و… ) به اداره ثبت شهر پست شوند. در صورت تکمیل بودن مدارک و واقعی بودن درخواست، در طی ۱۰ تا ۲۰ روز کاری پرونده و نتیجه آن اعلام خواهد شد.
ثبت شرکت
پیش‌تر در مورد موقعیتی صحبت کردیم که در آن شرکتی قصد ایجاد تغییراتی را دارد. اما توصیه می‌شود که تمامی جنبه‌های مسائل مربوط به یک شرکت پیش از ثبت، بررسی شوند تا پس از ثبت جهت ایجاد تغییرات نیاز به ایجاد جلسه و ثبت درخواست‌های مکرر نباشد و همه چیز از پیش تعیین و تثبیت شده باشد.
هر کسب و کار غیر رسمی برای قدم گذاشتن در مسیر پیشرفت، نیاز به ثبت و تأسیس شرکت مناسب دارد. چرا که اگر بخواهد همچنان به صورت غیر رسمی به فعالیت خود ادامه دهد علاوه اینکه موفق به جذب مشتریان جدید نخواهد شد و حتی اعتماد مشتریان همیشگی خود را نیز از دست خواهد داد. همچنین بستن قرارداد، صدور فاکتور‌های رسمی و امور مشابه نیز در صورت عدم داشتن یک شرکت رسمی، عملاً غیر ممکن است. بنابراین شما باید پس از یافتن یک دفتر و انتخاب نامی مناسب، اقدام به ثبت شرکت در اداره ثبت شرکت‌ها کنید.
ثبت شرکت در اداره ثبت، به صورت آنلاین و اینترنتی صورت می‌پذیرد. باید با مراجعه به سامانه این اداره مستندات و مدارک خواسته شده را در سایت آپلود کرده و پس از درج اطلاعات شرکت در آن، منتظر تأیید کارشناس مربوطه بمانید. خوب است بدانید که مدارک شما باید کامل باشند و در صورت عدم تکمیل بودن مدارک، درخواست شما ممکن است مورد بررسی قرار نگیرد. در خصوص ثبت شرکت، قوانین و مقرراتی وجود دارند. به عنوان مثال برای ثبت یک شرکت، باید حتماً دو شریک کاری وجود داشته باشند. بنابراین بهتر است با تمامی قوانین و مقررات این چنینی آشنایی داشته باشید.
ثبت برند
در خصوص محصولات و خدمات مختلف، برند‌سازی یک رویکرد به شدت توصیه شده است. ساخت برند باعث می‌شود که محصولات یا خدمات شما در ذهن مشتریان و حتی عامه مردم جا بیافتد و این مسأله، باعث موفقیت هر چه بیشتر شرکت شما خواهد شد. علاوه بر این داشتن برند در خصوص انجام برخی امور نیز یک الزام است. به عنوان مثال یک شرکت قادر نخواهد بود بدون داشتن یک برند رسمی، در مناقصه‌های دولتی حضور یابد یا از مؤسسات مالی، خدمات یا کمک دریافت کند.
بنابراین ثبت برند برای شرکت‌های شناختخ شده و رو به پیشرفت، بسیار توصیه شده است. برند که در ایران به عنوان علامت تجاری نیز شناخته می‌شود را می‌توان در اداره ثبت شرکت‌ها، ثبت نمود. تنها کافی‌ست که با مدارک و پرداخت حق ثبت برند در سامانه اداره ثبت، گواهی ثبت برند را دریافت نمود و از تمامی مزایای آن برخوردار شد.
الی ثبت
با کلیات و مراحل ثبت یک شرکت یا برند و ثبت تغییرات شرکت تقریباً آشنا شدید. اما خوب است بدانید که این فرآیند گرچه آسان به نظر می‌رسد اما دارای جزئیات و ریزکاری‌های بسیاری است. کمک گرفتن از مشاوره یا خدمات ثبت یک شرکت نظیز الی ثبت میتواند در آسان‌سازی این فرآیند‌ها بسیار مؤثر باشد. مشاورین و کارشناسان الی ثبت همیشه آماده کمک و خدمات‌رسانی به شرکت‌های جهت ثبت تغییرات شرکت یا امور دیگری نظیر ثبت برند و شرکت هستند.
با الی ثبت، درخواست‌های شما در اداره ثبت بدون نقص خواهند بود و زودتر به نتیجه خواهید رسید. از دیگر خدمات الی ثبت می‌توان به اخذ رتبه برای شرکت‌های مشاور و پیمانکار اشاره کرد. جهت کسب اطلاعات بیشتر میتواند به سایت این مجموعه به نشانی اینترنتی http://elisabt.ir/ مراجعه نمایید و هر گونه سؤال و ابهام در خصوص موارد گفته شده را برطرف کنید.
