امروزه سناریوهای فروش به شدت سریع شده اند و حتی می توان گفت سرعت آنها از زمان نسل X نیز بیشتر است. طی این سالها، ابزارهای فروش در گذر زمان تغییرات بسیاری را تجربه کرده اند و حتی گاها از دور خارج شده اند. اکنون کسب و کارها متوجه شکافی که میان آنها و رقبایشان وجود دارد شده اند. اما هنوز هم کسب و کارهایی هستند که با فرهنگ استارتاپ گونه و نداشتن بودجه مناسب، کار خود را به وسیله دفاتر دستی پیش برده و جزییات مهم تماس ها و قرارهای ملاقاتشان با مشتریان را به این روش ثبت و ضبط می کنند.
در این مقاله قصد داریم به بیان اشتباهات بارزی که عموم کسب و کارها در زمان تبیین ساختارهای فروش خود مرتکب می شوند بپردازیم. در واقع این نوشته درباره این است که چطور باید خود را با روند در حال تغییر کسب و کارها سازگار کرد و در میدان رقابت باقی ماند.
پایانی بر «نیاز به چندین ابزار مختلف برای فروش»
قطعا متوجه شده اید که در حالت عادی و در زمان مدیریت فروش ها، مجبورید بین چندین صفحه از ابزارهای مختلف حرکت کنید. با این روش، استخراج اطلاعاتی که برای طراحی یک استراتژی خاص برای گروه مشخصی از مخاطبان به آنها نیاز دارید به امری عذاب آور تبدیل می شود.
با این حال پس از طی تمامی این مراحل عذاب آور و کاوش در میان صفحات مختلف حسابهای فروش، متوجه جا افتادن یک بخش مهم و یا جابجایی بخشی از اطلاعات می شوید و این یعنی تمام زحماتتان به هدر رفته و باید از اول شروع کنید. حتی اکنون هنوز هم گاهی مدیران حرفه ای برای مدیریت فرآیند فروش و ساماندهی کارها از چندین ابزار مختلف استفاده می کنند و همین آنها را بسیار خسته و فرسوده می کند.
این درحالی است که با جایگزین کردن تمامی این ابزارها با یک نرم افزار CRM، می توان این کارها را با استفاده از پلتفرمی واحد انجام داد و در هر زمان و از طریق هر دستگاهی، به اطلاعات ضروری مخاطبان و مشتریان دست پیدا کرد.
با تجربه ای که در کار با انواع استارتاپها و کسب و کارهای کوچک و متوسط و طی همکاری برای بهبود فرآیندهای فروش آنها کسب کرده ایم، به جرات می توانیم بگوییم که نرم افزارهای CRM ابری بهترین ابزار برای ساماندهی کل فرآیند فروش سازمان هستند. با استفاده از چنین نرم افزاری، می توان تمامی چندین و چند ابزاری که تا این زمانی برای مدیریت فروش به آنها نیاز داشتید کنار گذاشت و از شر جابجایی میان این ابزارها برای انجام کارها خلاص شد.
درست است. باید باور کنید که به همین سادگی و تنها با جایگزینی این ابزارها با یک نرم افزار CRM فروش، می توان تمامی این قابلیت ها را همزمان به دست آورد و حتی عملکرد فروش سازمان را بهبود داد. نرم افزار CRM نه تنها کارایی کارکنان و نیروهای فروش را بهبود می دهد بلکه موجب صرفه جویی در زمان و هزینه ها شده و شما را یک گام به موفقیت نزدیک تر می کند.
در ادامه قصد داریم به شرح این موضوع بپردازیم که چگونه جایگزینی تمام ابزارهای فروش با یک نرم افزار CRM فروش، می تواند موجب بهبود فرآیندهای سازمان شود.
-
مدیریت لیست ها و صفحات داده
پیشتر، لیست ها و صفحات داده (لیست های اکسل) اصلی ترین ابزار برای تجمیع اعداد و اطلاعات به حساب می آمدند. افراد با استفاده این صفحات، نمودارها و جداول لازم با استفاده از داده های مشخص ساخته و مورد استفاده قرار می گرفتند. اما این صفحات عموما بسیار حجیم بودند و استخراج گزارش های لازم از آنها امری سخت و زمانبر بود. احتمالا زمانی را به خاطر داشته باشدی که سالها پیش زمانی که پدر و مادرها برای جلسه فردا صبحشان حاضر می شدند، چطور با این صفحات سر و کله می زدند تا بتوانند یک گزارش آماده کنند.
امروزه نرم افزارهای CRM فروش، با ایده گرفتن از همین کار ساده، شرایطی فراهم کرده اند که بتوان این گام ها را به گونه ای ساده تر و کارآمدتر انجام داد. تنها کافی است داده های مدنظر را انتخاب و مشخص کرده و در یک چشم به هم زدن، گزارش و نمودارهایی که برای بهبود فرآیندها و مدیریت بهتر سازمان به آنها نیاز دارید را در اختیار بگیرید.
تمامی داده های ذخیره شده در صفحات داده را می توان درون این نرم افزارهای جدید آپلود کرد و به سادگی از اتوماسیون موجود در این پلتفرم ها برای تسهیل کارها بهره برد.
-
مدیریت و پیگیری مخاطبان
به عنوان یک عضو از تیم فروش، داده اصلی ترین سلاح شما در میدان نبرد است.
- تاریخ آخرین باری که با یک مشتری خاص تماس گرفته اید
- جزییات آخرین ملاقاتتان
- زمانبندی تماس های پیگیری
- ایمیل هایی که باید در راستای هدف مشخصی که دارید ارسال کنید
این جزییات همگی در پلتفرمی واحد یعنی نرم افزار CRM درست روبه روی چشمانتان هستند و هر زمان که بخواهید می توانید اطلاعات لازم را از آنها به دست آورید.
تمامی ابزارهای مختلفی که به صورت جداگانه برای پیشبرد هر بخش از فرآیندهای فروش به کار می رفت، اکنون در قالب یک پلتفرم واحد یعنی نرم افزار CRM فروش جایگزین شده اند. نرم افزارهای CRM هوشمند فروش – مانند نرم افزار CRM شرکت سرو- بستری فراهم می کنند تا کاربران بتوانند به سادگی داده ها را ساماندهی و تحلیل کرده و دید کامل و جامعی از وضعیت فروش سازمان و فرآیندهای آن پیدا کنند.
با در اختیار داشتن اطلاعات کامل و دقیق از مشتریان احتمالی و نهایی، می توانید فروش های موفقی طراحی کرده و با استراتژی های مشخصی، ارتباط با افراد را تفویت و آنها را یک گام به عقد قرارداد نزدیک تر کنید.
تیم طراح و سازنده نرم افزار CRM سرو، با درک کاملی که از نیازمندی های مدل های کسب و کاری مختلف دارند، قالب ریسپانسیوی طراحی کرده اند تا نمایندگان فروش را در پیشبرد بهتر فروش یاری کند. نیروهای فروش سازمانها با استفاده از چنین پلتفرمی می توانند تمامی تماس های انجام شده و ایمیل های رد و بدل شده با مشتریان احتمالی و نهایی را مدیریت و ساماندهی کرده و به کمک نسخه موبایلی CRM، اطلاعاتشان از وضعیت هر مشتری را به روز کنند.
یکی از مهم ترین نکات استفاده از CRM های موبایلی آن است که تمامی اقداماتی که طی فرآیند فروش انجام می شوند، به صورت خودکار در سیستم ذخیره و نگهداری می شود و هر کسی که قرار است کار را پیگیری کند می تواند به این اطلاعات و سوابق فعالیت های انجام شده برای هر مشتری دسترسی پیدا کند.
-
پیگیری فعالیت ها و رویدادها
دانستن اینکه وقت و انرژی نیروهای سازمان کجا و چطور صرف می شود بسیار مهم است. دانش کلید موفقیت کسب و کارهاست و یک نرم افزار CRM فروش وظیفه دارد بستری فراهم کند تا این دانش در اختیار مدیران و نیروهای سازمان قرار گیرد. به کمک CRM می توان شرایطی ایجاد کرد تا سرنخ های فروش به صورت خودکار و با ترتیب از پیش تعیین شده ای در اختیار تیم های فروش قرار بگیرند. همچنین نوتیفیکیشن های خودکاری که از طریق نسخه وب و موبایل پلتفرم برای کاربران ارسال می شود، باعث می شود به عنوان یک مدیر بتوانید در جریان تمامی کارهایی که تیم ها طی پیشبرد فرآیندهای فروش در حال انجام هستند قرار بگیرید.
پیگیری های خودکار و یادآوری هایی که برای تماس ها و ایمیل های پیگیری انجام می شوند، باعث می شوند در جریان تمامی فعالیت های فروش تیم قرار بگیرید و مطمئین شودی که هیچ فرصتی برای فروش سوخت نمی شود.
انجام کار درست در زمان درست، رمز موفقیت و انجام یک فروش موفقیت آمیز است.
- به راحتی کارهایی که باید انجام شوند را با تقویم و ابزارهای هوشمند خود هماهنگ کنید
- به سادگی آنچه هر فرد بیاد انجام دهد را مشخص و اختیارات اعضای تیم را تفویض کنید
- تصویر روشنی از قیف فروش که شما را قادر می کند تمامی آنچه در روند فروش در حال انجام و برنامه ریزی شده است را ملاحظه کنید.
با استفاده از یک نرم افزار CRM برای فروش، می توان به سادگی برای جلسات، تماس ها و ایمیل های پیگیری فروش برنامه ریزی کرد. این امکان همچنین شما را قادر می سازد تا محتوای تمامی تماس ها و ایمیل های رد و بدل شده میان نمایندگان سازمان و مشتری طی هر معامله را به طور کامل ملاحظه کنید.
-
مدیریت و پیگیری کمپین های ایمیلی
ابزارهای ایمیلی معمول، می توانند مبادله های ایمیل در حالت عادی را درک و درباره آنها اطلاع رسانی کنند. اما آیا این ابزار امکان تخصیص ایمیل ها به قراردادها، مخاطبان و شرکت های مشخصی را نیز دارا هستند؟ پاسخ این است که ابزارهای ایمیلی نمی توانند ایمیل های دریافتی را بر اساس اتوماسیونی که برای فروش تعریف می شود به افراد و اعضای خاصی تخصیص دهند.
درحالی که CRMهای فروش به سادگی و به لطف هوشمندی نرم افزاری شان، می توانند رفتار و تعاملات کاربر با دریافت کننده ایمیل را نشان دهند. در واقع می توانید متوجه شوید چه کسی ایمیل را باز و ضمیمه آن را دانلود کرده است. به این ترتیب می توان به خوبی درباره آنچه مشتریان در آغاز بحث و تماس فروش انجام شده خواهند گفت پاسخ داده و به میزان قابل توجهی در زمان صرفه جویی کرد.
با استفاده از CRMهای فروش، می توان تمامی ایمیل های دریافتی را به صورت خودکار و بر اساس پارامترهای زیر به افراد مختلف تیم تخصیص داد:
- بر اساس موقعیت مکانی
- بر اساس اولویت های تیمی
- بر اساس مشتری
- بر اساس کانال
با حذف لود کاری ناشی از تخصیص این ایمیل ها به فرد مناسب و انجام اقدامات اولیه توسط فردی که ایمیل به وی تخصیص پیدا کرده، شما می توانید بر عقد قرارداد و پیشبرد مشتریانی که در مرحله ای از قیف فروش قرار دارند، متمرکز شوید. این ایمیل بخشی از فعالیت فروشی است که به هر یک از نیروهای تیم فروش تخصیص پیدا می کند و می توان آن را از طریق نرم افزار CRM پیگیری کرد.
همچنین می توان با ایجاد یک رویه مشخص، شرایطی فراهم کرد تا زمانی که نیروهای فروش درگیر یک یا چند کار هستند و فرصت پاسخ به ایمیل ها را ندارند، پاسخ خودکاری برای مشتری ارسال شود. تمامی این فعالیت ها درون CRM ذخیره شده و شما می توانید هر زمان که بخواهید این گزارش ها چک کرده و چنانچه نیاز به انجام کار خاصی باشد، آن را انجام دهید.
-
کانالهای ارتباطی مشتریان
برای آنکه بتوان رابطه موفقیت آمیزی با مشتریان ایجاد کرد، فرآیند فروش شما باید به گونه ای باشد که بتواند از سیر اطلاعاتی که میان شما و مشتریان احتمالی در جریان است پشتیبانی کند. داشتن یک نرم افزار CRM هوشمند برای فروش، می توان تمامی کانال های ارتباطی را مدیریت کرد. مدیریت درست کانال های ارتباطی یکی از بهترین روش ها در ایجاد ارتباط سازی با مشتریان است.
برای مثال:
به عنوان یک نماینده فروش، میانگین روزانه 80 تماس میگیرید و 100 ایمیل فروش ارسال می کنید. همچنین به طور متسوط با 20 مشتری احتمالی در ارتباط هستید و 5 نفر از آنها برای جلسات ملاقات حضوری اعلام موافقت می کنند.
انجام این تماس ها، به خاطر سپردن نکات مهم این تماس ها و یادداشت آنها به صورت فیزیکی، بازگشت به وسیله ای که با آن تماس میگیرید و مجددا وارد کردن داده ها. پس از طی تمامی این مراحل حالا باید به سراغ نرم افزار CRMای که سازمان برای هماهنگی با فرآیندهای فروش تعبیه کرده رفته و این داده ها را با داده های CRM نیز هماهنگ کنید.
بدون شک انجام چنین ترتیبی از کارها، بسیار سخت و خسته کننده است؛ خصوصا اگر مجبور باشدی در پایان روز گزارشی از تمام آنچه تا آن لحظه انجام داده اید نیز تنظیم و ارائه کنید. با آنکه در چنین فرآیندی ابزار تماس با پلتفرم CRM یکپارچه سازی شده، اما آن سهولتی که انتظار می رود ایجاد نمی شود.
- درحالی که با داشتن نرم افزار CRMای که به صورت پیش فرض سیستمی برای برقراری تماس های تلفنی داشته باشد، می توان این مشکل را حل کرد.
- کافی است شماره تلفنی از محدوده ای که مایلید دفتر مجازی شما در آن قرار داشته باشد گرفته و شروع به ارتباط برقرار کردن با مشتریان احتمالی کنید.
- می توان با تمامی شماره تلفن های بین المللی، محلی و معاف از پرداخت عوارض تماس گرفته و تماس های آنها را دریافت کنید.
- توجه داشته باشدی که تمامی جزییات مهمی که حین صحبت با مشتریان احتمالی در تماس های تلفنی رد و بدل می شود را یادداشت کنید.
- تمامی این نکات به صورت خودکار درون بخش مخصوص اقدامات انجام شده برای ایم مشتری خاص ثبت و ضبط شده و دیگر نیازی به انجام دستی این کار نیست.
- شماره های دریافت شده را می توان برای پیگیری به هر کدام از نیروهای تیم فروش و پشتیبانی که در بخش های جغرافیاییی مختلفی فعالند ارجاع داد تا بتوانند کمک ها و اقدامات لازم را برای مشتری انجام دهند.
- همچنین می توان برای ایجاد راحتی بیشتر در مشتری، ترتیبی داد که پیامهای خوشامد گویی مختلفی ارسال شود.
نرم افزارهای CRM به صورت خودکار تمامی تماس ها و مکالمات شما را ثبت و ضبط می کنند و آنها را به آن عضوی از تیم که در حال استفاده از جریانهای کاری اتوماسیون است ارجاع می دهند. به این ترتیب هیچ جزییاتی از ارتباطاتی که انجام شده از دست نخواهد رفت و ارتباط مشتری با برند شما حفظ خواهد شد و این امر می تواند به بهبود چرخه درآمدی سازمان منجر شود.
جمع بندی
امیدواریم توانسته باشیم در این مقاله مزایا و اهمیت جایگزین ابزارهای فروش با یک نرم افزار CRM را برای شما روشن کنیم. باید بر اهمیت استفاده از یک نرم افزار CRM مخصوص کسب و کارهای کوچک را در برای ساماندهی و مدیریت اقدامات مختلف فرآیند فروش واقف باشید.
اگر در مدیریت و ساماندهی ابزارهای متعددی که در بازار امروز برای مدیریت فرآیندهای فروش به کار گرفته می شود به مشکلی برخورده اید، پیشنهاد میکنیم نگاهی به نرم افزار CRM سرو بیاندازید.
نرم افزار CRM سرو متناسب با نیازهای کسب و کارهای امروزی طراحی و پیاده سازی شده است. کسب و کارهایی که دغدغه زمان دارند و به دنبال راهی برای ایجاد ارتباطات پایدار و موثر با مشتریانشان هستند.
با توجه به این که SarvCRM با نرم افزارهای حسابداری سپیدار، راهکاران و راهکاران ابری یکپارچگی دارد در صورت استفاده از نرم افزارهای مالی شرکت همکاران سیستم؛ نرم افزارCRM این گروه؛ انتخاب بسیار مناسبی برای شماست.
برای آشنایی با ویژگیها و امکانات مختلف این CRM، با 83382200 021 تماس بگیرید و یا با ثبت نام و استفاده از نسخه آزمایشی 30 روزه این نرم افزار، از توانمندیهای آن برای بهبود کسبوکارتان آگاه شوید.
